За какво в реални проекти в Excel се използват изображения, smartArt и фигури?

Една от полезните функции, които има в Excel, е разположена в менюто Insert. Оттам могат да се поставят различни визуални елементи в таблицата – като например изображения, фигури, иконки и SmartArt.

И както споменах в предния пост, доста често в повечето уроци, налични в мрежата, се показва как се използват, но не и за какво. Каква е целта им?

В този пост ще се фокусирам именно върху този аспект.

Според моето малко проучване, което направих, честите употреби на тези визуални елементи са няколко. На първо място се подобрява четимостта и визуалната привлекателност като „сухите“ таблици се превръщат в добре и професионално оформени, лесни за четене документи. Идеята е да се улесни четенето на даден документ, защото е факт, че човешкият мозък обработва по-лесно и бързо визуалната информация, отколкото текстовата и числовата.

Друга възможна употреба е с цел фокус върху критични данни като Ключови показатели за ефективност (KPIs). По този начин могат да се открият бързо проблеми и успехи. Например, поставянето на предупредителни знаци или отметки, както и цветни рамки (Shapes), дава възможност за незабавно забелязване на критични стойности. Ето пример отново с таблицата за студентите:

Тук се използват два типа иконки, въведени чрез условно форматиране. Така освен цветово, процентът присъствия са допълнително визуализирани чрез иконки тикче и удивителен знак, които показват, че данните с удивителен знак, например трябва да се вземат под внимание, а другите с тикчето са ОК.

Открих също информация за добавяне на интерактивност и структура в така наречените Dashboards, където фигурите (Shapes) могат да се използват за форматиране на бутони с макроси или хипервръзки и по този начин Excel-ските таблици стават по интерактивни. Тъй като, обаче още не съм стигнала до там, няма да навлизам в детайли.

Друго приложение на изображенията от менюто Insert, на което се натъкнах е използването на лого, на дадената фирма или институция – например училище, на което е екселската таблица. Като тук целта е професионално брандиране и идентификация.

Ето и един бърз пример за използване на SmartArt за визуално, йерархично представяне на информация, което веднага дава яснота с каква степен на образование са родителите на дадените студенти/ученици.

Това е доста базов пример, но дава представа за какви реални случаи могат да се използват подобни функционалности в една таблица на Excel.