email: delievabg@gmail.com
Има доста ръководства, книги и съвети относно чисто механичното използване на Excel като инструмент за обработка на различни данни в табличен вид. Ето защо това е програма, която според мен е полезно всеки, занимаващ се с онлайн дейности или лични финанси да владее.
Това, обаче, което не ми хареса при повечето информативни статии е, че не е уточнено какви са реалните случаи, в които може да се използват възможностите на инструмента в реална среда.
Може би това „ноу хау“ се изучава в работният процес, но само когато има кой да ти покаже. Какво, обаче се случва с тези, на които не им хрумва как се използват предимствата в Excel „да си улесним работния живот“? Най-вероятно ще продължат да работят със сурови недобре форматирани данни и да проклинат табличният редактор за грозните таблици, които бълва.
Е, това не е нужно да е повече така.
В тази серия от статии ще ви споделя как се справям аз с тези въпроси и какви отговори намирам, така че изучаването на Excel да се превърне в пълноценно начинание, което да е полезно за всеки бизнес собственик или хора, които се занимават поради една или друга причина с програмата.
В първата статия от серията ще споделя за така нареченото „Условно форматиране в Excel“. В повечето курсове се споделя как се прави условно форматиране. И да, процесът не е много труден, даже е приятен и забавен. НО! Има едно голямо НО! И то е: „В какви реални случаи може да ми потрябва тази функционалност?“. Ще се опитам да дам отговор на този въпрос именно в този пост.
Ето един пример за сурови данни, в които е използвано условно форматиране:
В случая данните са свързани със студенти и тяхното представяне. Аз добавих два критерия, по които веднага се вижда кой е спал под 6 часа и кой е посещавал лекции под 90%. в случая могат да се използват и другите колони от таблицата (защото има още) и да се анализира представянето на студентите, спрямо действията, които са извършили като посещаемост, време за спане, време за учене и т.н.
По този начин може да се види визуално информацията, която ни интересува.
Ето пример на същата таблица с тези избрани колони, но без условното форматиране:
Много по-зле изглеждащо, нали?
Други сценарии, в които условното форматиране може да се използва е за проследяване на забавени плащания и фактури. Например, ако имате списък с издадени фактури към клиенти с дати на падеж. Чрез условното форматиране може да се провери текущата дата, спрямо датата на падеж и така забавените фактури да светнат в определен цвят – например червен, а тези, които са в срок за плащане в друг цвят – например жълт.
Друго често приложение е за контрол на бюджета и разходите, откриване на най-добрите и най-лошите резултати – примерно при анализиране на клиенти с най-висок оборот и т.н.
Така, че добавянето на цветове чрез условно форматиране към клетките на Excel не се прави просто за красота, а с цел по-ясно визуално подчертаване и подреждане на сурови данни.
