email: delievabg@gmail.com
В този пост ще обърна внимание на възможността за сортиране данни в Excel. За целта генерирах RAW Data файл с примерни данни, с които да работя.
Преди това, обаче искам да споделя отговори на въпроса „ЗАЩО? се използва сортирането в Excel, тъй като и на мен не ми беше много ясно, в какви реални ситуации може да потрябва.
В програмата е възможно сортирането по азбучен ред в низходящ или възходящ ред, както и Custom сортирането по няколко критерии:
Могат да се сортират, както текстови, така и числови данни. Целта е да се подредят данните, така че да си визуализираме нужната информация – например да открием бързо името на дадени служители, в дълъг списък с данни или пък дата с краен срок за плащане на фактури (какъвто пример ще покажа след малко). Хубавото е, че има опция за добавяне на Custom Lists (както се вижда от скрийншота по-горе), така че ние сами можем да си създаваме критерии за сортиране.
Sort функцията ни помага да подреждаме данните, за да може да ги анализираме по-лесно, за целите си, а именно да правим анализ на продажби, да откриваме данни, които са ни нужни поради някаква причина – например фактури за плащане и т.н.
Но да се върна на примера с фактурите.
Да предположим, че имаме списък с клиенти, които трябва да направят плащане по фактура до определен срок. Ето една таблица с примерни данни:
Аз искам да ги сортирам според месеца, в който трябва да направят плащане.
Мога да избера колоната Due_Date и да я сортирам по дата, например във възходящ ред така:
Както виждате от скрийншота по-долу, данните веднага се сортираха според колона Due_Date, но пак има някои несъответствия – например в месеците Юли и Август.
Тоест, така подредени, са много натруфени и могат да ме объркат. Аз искам да имам по-добър изглед по месец на данните. Затова ще приложа Custom Sort Lists. За целта първо ще създам нова колона, съседна на Due_Date и ще я кръстя „Month“ като след това приложа формулата за месец, избирайки клетката отляво и формата на месеца:
Резултатът е:
Сега искам да сортирам по месец, така че да знам кои фактури кой месец трябва да бъдат платени. За целта ще използвам Custom Lists във Sort:
И резултатът е:
Доста по-изчистено, информативно и подредено както трябва! Оттук, вече мога да подам данните и съответно да се уведомят примерните компании, че дължат плащане до съответната дата, на съответният месец.
Сортирането може да се използва в най-различни ситуации и е много полезно.
Могат да се сортират данни и по няколко критерия. Ето пример, в който използвам 2 критерия. Първо сортиране по месец и после по дата, така че да виджам подред от най-ранните срокове, до най-късните в месеца, кои фактури са първи за плащане:
Друг вариант за използване на сортиращата функция е например, ако имате магазин за тениски с различни размери и искате да сортирате данните по размер на дрехата, то този сценарий също е възможен чрез Excel 💖📈.
